Un pas de plus vers la dématérialisation des demandes de nomination d'officiers publics ou ministériels
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Ce texte s'inscrit dans le prolongement du décret n° 2016-661 du 20 mai 2016 qui concerne les modalités de création, de transfert et de suppression des offices de notaires, d'huissiers de justice et de commissaires-priseurs judiciaires et fixe les modalités de nomination dans ces offices. En ce sens, ce décret prévoit pour ces trois professions que les demandes de nomination aux offices créés sont enregistrées par téléprocédure sur le site internet du ministère de la Justice et horodatées.
Aussi, l'arrêté publié le 26 août autorise la mise en œuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel permettant la réalisation de procédures au moyen d'un téléservice relatif à la gestion des OPM ayant pour finalités :
- « l'ouverture d'un espace d'information relatif aux nouvelles procédures en vigueur pour former une demande relevant de la compétence du garde des Sceaux, ministre de la Justice, concernant les officiers ministériels (notaires, huissiers de justice, commissaires-priseurs judiciaires, avocats au Conseil d’État et à la Cour de cassation, greffiers des tribunaux de commerce) » ;
- « la mise à disposition des officiers publics ou ministériels déjà nommés, et des professionnels remplissant les conditions pour le devenir, d'un téléservice par l'intermédiaire duquel ils formeront ces demandes, et dont ils pourront suivre l'état d'instruction en ligne » ;
- « le suivi par le service gestionnaire des offices de notaires, d'huissiers de justice, de commissaires-priseurs judiciaires, de greffiers des tribunaux de commerce et d'avocats au Conseil d’État et à la Cour de cassation, des structures d'exercice et des officiers publics ou ministériels en exercice en leur sein » ;
- « la réalisation d'études statistiques sur les données démographiques et économiques des professions juridiques et judiciaires ».
Les données collectées portent aussi bien sur le professionnel lui-même (nom, prénom, date de naissance, année d'obtention du diplôme professionnel, etc.) que sur l'office (profession concernée, adresse postale, etc.), sur les sociétés titulaires d'un office ou de parts de sociétés titulaires d'un office (dénomination sociale, structure d'exercice, nombre de salariés officiers publics ou ministériels, etc.), ou encore sur le volet fiscal et économique (données sur les prêts, données de la déclaration IR ou IS selon que l'office ou la SCP est assujetti à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés, etc.).
L'arrêté fixe différentes périodes de conservation des données. Ainsi, celles ayant trait au professionnel sont conservées pour une durée de 10 ans à compter de la cessation d'activité (retrait, démission, démission d'office, décision définitive prononçant leur destitution, atteinte de la limite d'âge pour exercer, ou décès). Même période pour les données concernant les offices qui sont ainsi conservées 10 ans à compter de la suppression ou dissolution de la structure. Les données ne faisant l'objet que d'un « contrôle limité à l'instruction » (situation familiale, horodatage des demandes) sont elles aussi stockées pour une durée de 10 ans. Seules les données de connexion du professionnel et les données de connexion du service gestionnaire sont gardées pour des durées inférieures, à savoir respectivement un an et trois ans.
Précisons que seuls les agents de la direction des affaires civiles et du Sceau en charge de la gestion des professions réglementées ont accès aux données collectées.
Clémentine Delzanno
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